Les séminaires vous permettent de commercialiser votre entreprise ou de fournir des informations à un public captif. La façon dont vous organisez votre séminaire dépend du type de séminaire et du lieu. Certains séminaires peuvent être plus formels que d’autres ou prendre l’apparence d’une salle de classe, tandis que d’autres peuvent avoir lieu au cours d’un repas ou à la maison. Malgré le type de séminaire, certaines règles de base s’appliquent à son organisation.

Étape 1

Planifiez la date, l’heure et le site. Regardez sur un calendrier et choisissez une date et un emplacement qui convient aux conférenciers et aux invités. Évitez les périodes pendant lesquelles les participants éventuels peuvent avoir d’autres engagements, comme les vacances, les vacances d’été et les périodes de magasinage achalandées.

Étape 2

Choisissez entre un cadre formel et informel. Examinez votre salle de conférence à la maison ou au bureau. Regardez les sièges disponibles, l’éclairage et la zone de présentation. Décidez si l’espace est suffisant pour présenter une présentation audiovisuelle et retenir le nombre d’invités.

Contactez plusieurs sites, si ce n’est pas le cas, et posez des questions sur le prix, les sièges, les options de stationnement, les présentations audiovisuelles et les procédures de location. Visitez les endroits qui correspondent à vos critères. Signez un contrat avec le lieu que vous sélectionnez.

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Étape 3

Envoyez des invitations par courriel aux clients dont vous possédez l’adresse courriel. Envoyez des invitations par carte postale aux clients passés et potentiels. Affichez un dépliant dans la salle de repos des employés. Affichez un avis dans le bulletin d’information d’une organisation membre. Inscrivez une date de RSVP sur l’invitation. Cochez les réponses à mesure que vous les recevez.

Étape 4

Rédigez un plan pour votre sujet. Concentrez-vous sur les points clés à aborder pendant le séminaire. Écrivez des exemples pour illustrer le sujet. Préparez les documents du séminaire dans un fichier de documents que vous pouvez présenter sur votre ordinateur et projeter sur un grand écran ou préparez une présentation pour un tableau blanc ou un tableau noir. Distribuez les documents avec votre carte professionnelle ci-jointe.

Étape 5

Contactez le site la veille pour confirmer. Demandez que les sièges soient installés avant votre arrivée. Envoyez des rappels par courriel de l’événement à tous ceux qui ont répondu. Pratiquez votre discours à haute voix devant un miroir afin qu’il semble poli.

Étape 6

Arrivez au moins une heure avant la présentation pour vous assurer que tout est prêt. Placez des boissons, comme de l’eau embouteillée, du soda ou du café sur la table arrière avec des collations légères, comme des biscuits ou un plateau de légumes avec des serviettes, à moins que le lieu ne fournisse ce service. Placez la feuille d’inscription juste à l’extérieur de la porte sur une table qui a préparé des porte-noms pour les invités. Placez également les documents pertinents sur la table.

Étape 7

Commencez la présentation rapidement. Encouragez la participation de l’auditoire en posant des questions aux membres de l’auditoire. Suivez votre format écrit pour garder le contrôle de votre séminaire et garder l’accent sur le matériel que vous avez préparé.

Conclusion

En conclusion, la préparation d’un événement est très cruciale. La pratique rend parfait et c’est le cas même lorsque vous préparez une liste de contrôle qui détaille tous les points expliqués ci-dessus. En suivant un tel plan, vous ne pouvez jamais vous tromper avec votre événement. Après chaque événement, il est important de passer en revue votre liste de contrôle et de confirmer si tout s’est déroulé comme prévu. Planifier un séminaire est un processus sans fin et en prenant votre temps pour vous préparer, vous vous donnez une chance de réussir.