Nous vivons une époque extraordinaire. Le passage du bureau au travail à distance est devenu la norme pour la majorité des gens. De nombreuses organisations décident de s’installer dans des locaux plus petits en raison du nombre de leurs employés qui travaillent désormais à distance, et c’est généralement au chef de bureau qu’il incombe de résoudre le cauchemar logistique que représente le déménagement dans de nouveaux locaux. Que vous soyez une entreprise en plein essor qui n’a plus de place dans ses locaux ou que vous cherchiez à déménager dans des locaux plus économiques, s’assurer que le grand jour se déroule sans encombre est tout aussi stressant pour une entreprise que dans votre vie personnelle.
Assurer la sécurité de vos données
Le déménagement d’un bureau est l’occasion idéale pour que des données soient corrompues, perdues ou tombent entre de mauvaises mains. Qu’il s’agisse de déménageurs négligents qui laissent tomber et brisent des disques durs, ou de matériel qui disparaît tout simplement pendant le transport, il existe toute une série de risques de sécurité qui doivent être pris en compte lors de la planification d’un déménagement. Vous trouverez donc ci-dessous une liste des problèmes potentiels les plus courants que vous devez aborder.
Protéger votre matériel
L’endommagement du matériel de stockage de données est un problème courant, et certains types d’équipement sont plus vulnérables que d’autres en raison de problèmes tels que les impacts physiques, les changements de température ou l’humidité. Mais que vous transportiez des disques durs de PC, des serveurs ou des bandes magnétiques, un emballage et une manipulation soignés pour conserver votre batterie ordinateur sony sont essentiels si vous voulez éviter d’avoir à faire appel à un spécialiste de la récupération des données pour récupérer les informations perdues. Avant de vous lancer dans un déménagement, vous devez également vérifier les équipements pour détecter tout problème potentiel. Par exemple, vous devez vérifier l’absence de bruits inhabituels provenant des disques durs ou d’indicateurs d’erreur tels que des voyants d’avertissement. Ces éléments peuvent indiquer qu’un appareil commence déjà à se dégrader et qu’il sera donc plus fragile et vulnérable aux chocs et aux éraflures.
Maintenez la chaîne de possession
Lorsque les dispositifs de stockage de données passent d’une personne à l’autre tout au long du processus de déménagement, les occasions de perdre ou de voler des articles en transit sont nombreuses. Pour minimiser ce risque, il est important de maintenir une chaîne de contrôle claire tout au long du processus, afin qu’il soit facile de savoir qui est responsable des données à un moment donné. La meilleure façon d’y parvenir est de s’assurer que chaque élément est scellé après avoir été emballé de manière sécurisée. Ce sceau doit être vérifié à chaque étape du déménagement et n’être brisé que lorsque le dispositif de stockage est arrivé en toute sécurité au nouveau lieu. Dans le cas peu probable d’une violation de données, la personne chargée du déménagement sera en mesure de fournir des réponses claires sur ce qui s’est passé – ce qui peut être vital à des fins réglementaires ou d’assurance.
Documentez tout
De même, il est important que tout soit documenté – et nous voulons dire tout, jusqu’aux câbles qui se connectent où. En particulier si vous déplacez de gros serveurs au câblage complexe, toute modification de leur configuration dans l’ancien bureau peut entraîner des problèmes ultérieurs. Chaque PC, disque dur, clé USB et matériel de réseau doit être clairement étiqueté et tout changement doit être consigné. L’idéal serait de disposer d’une copie papier de ces enregistrements en plus de celle stockée sous forme numérique.
Ne négligez pas la sécurité physique
Il est également essentiel que vous ne négligiez pas la sécurité physique de vos locaux – anciens et nouveaux – lorsque vous vous engagez dans un déménagement. Nous ne savons que trop bien à quel point cette période peut être chaotique pour les entreprises, avec des personnes entrant et sortant des bureaux à toute heure pour tenter de réaliser le déménagement avec un minimum de perturbations. Le résultat est que n’importe quel opportuniste peut saisir sa chance pour entrer et se servir dans l’équipement. C’est pourquoi il est vital que les politiques de sécurité physique ne soient pas relâchées pendant le processus de déménagement. Il peut être tentant de laisser les portes ouvertes pour permettre aux déménageurs d’y accéder facilement, mais si vous avez du matériel de stockage de données sensibles qui traîne, cela pourrait être une erreur très coûteuse.
Connaissez vos processus de récupération
Dans le cas malheureux où quelque chose se passerait mal et que votre matériel serait endommagé ou manquant, il est important que vous soyez préparé à cette éventualité. Pour commencer, vous devez vous assurer que vos plans de sauvegarde et de reprise après sinistre sont à jour et ont été testés récemment. Si vous attendez d’avoir un problème pour découvrir d’éventuelles faiblesses à cet égard, il est bien trop tard. Gardez tous ces éléments à l’esprit et vous pourrez avoir, si ce n’est un déménagement totalement exempt de stress, au moins un déménagement où vous aurez l’assurance que vos données professionnelles les plus importantes seront toujours là, à vous attendre, une fois que vous aurez retiré le papier bulle et que vous vous serez installé dans le nouveau domicile de votre entreprise. Quoi qu’il en soit, si vous constatez que des données vous manquent suite à un déménagement de bureau, contactez-nous dès aujourd’hui pour voir comment nous pouvons vous aider.