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Secrétariat médical à distance : une solution de plus en plus prisée

Internet a fait évoluer les pratiques au sein des entreprises. Aujourd’hui, la plupart des professionnels de santé ont recours au secrétariat médical à distance pour prendre en charge les appels entrants, assurer la gestion des rendez-vous…

C’est plus pratique et moins coûteux que de faire appel à un secrétaire en interne. Bref, l’externalisation du poste de secrétaire médical présente de nombreux avantages pour beaucoup de cabinets médicaux. Mais, comment ça marche un télésecrétariat médical ? Comment choisir le bon prestataire ? Cet article vous dit ce qu’il y a à savoir sur le secrétariat médical à distance.

Comment fonctionne un télésecrétariat médical ?

Un cabinet médical reçoit de nombreux appels téléphoniques par jour. Une mauvaise qualité de réponse et un temps d’attente trop long peuvent avoir de lourdes conséquences sur l’activité d’un médecin. Afin de disposer d’un accueil client de qualité et notamment d’une bonne gestion des rendez-vous, de nombreux cabinets médicaux choisissent de faire appel à un secrétariat médical à distance. Mais, comment fonctionne un télésecrétariat médical ?

Contrairement à un secrétaire en interne, le secrétariat médical à distance travaille auprès d’une agence de call center ou depuis son domicile. Il prend en charge tous les appels téléphoniques des patients en suivant les instructions, les consignes et l’agenda du praticien. Outre la permanence téléphonique, le télésecrétaire médical a aussi pour responsabilité de tenir l’agenda médical du médecin. Il peut également effectuer des tâches administratives, selon les besoins du cabinet. Ainsi, certains secrétaires à distance assurent aussi la saisie des données : factures, comptabilité…

Quelques conseils pour bien choisir son secrétariat médical

La qualité des services d’accueil de votre cabinet médical dépend en grande partie de la performance du télésecrétaire que vous choisissez. En effet, si comparer les tarifs proposés par les différents prestataires est important, d’autres points sont également à prendre en considération. Dans cette optique, il est conseillé de :

  • Bien choisir le type de prestataire

Pour cela, il existe deux options : soit faire appel aux services d’un centre d’appels, également appelé call center, ou d’un télésecrétaire médical indépendant. Les centres d’appels sont une bonne option si votre cabinet doit traiter jusqu’à plusieurs centaines d’appels par jour. Les agents travaillent à distance au sein d’un centre d’appel.

Le télésecrétaire indépendant, quant à lui, est une personne travaillant à son propre compte depuis son domicile. Cette solution est à envisager pour les petits cabinets médicaux qui ont affaire avec un nombre d’appels inférieurs à une vingtaine par jour.

  • Vérifier les prestations proposées

Que vous choisissiez de faire appel à un centre d’appels ou à un télésecrétaire indépendant, il est important de bien vérifier les prestations proposées par le prestataire. Ce dernier ne doit pas seulement se contenter d’assurer la réception des appels et la prise des messages. Outre l’accueil téléphonique, il doit aussi être en mesure de gérer les rendez-vous et votre agenda professionnel, de rédiger des comptes-rendus, d’envoyer des courriers, etc.

  • Se renseigner sur l’expérience et le niveau de qualification du prestataire

Pour bien évaluer le prestataire, vous devez aussi vous renseigner sur le niveau d’expérience et le niveau de qualification de celui-ci. Vérifiez bien la formation médicale du prestataire de votre choix. Privilégiez les secrétaires disposant de formations spécifiques au secrétariat médical.

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