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25 conseils pour louer un restaurant pour un événement

Dans des villes comme Toulouse, vous trouverez une liste presque infinie de lieux pour manger tout ce que votre palais peut imaginer. Ces dernières années, la ville s’est transformée en Mecque pour les gastronomes les plus exigeants et les organisateurs d’événements l’ont remarqué.

Les restaurants font partie des meilleurs endroits pour organiser des événements. Pensez-y : Ils savent comment servir de grands groupes de personnes et leur personnel est habitué à travailler sous pression. Cela dit, ils ne sont pas tous égaux et même s’ils l’étaient, tous les restaurants ne conviennent pas à toutes les occasions.

Alors pour vous aider à choisir un restaurant pour votre événement, voici nos 25 conseils pour vous aider à réussir cette tâche.

1 – Accessibilité

Le lieu est-il accessible aux personnes avec une poussette ou en fauteuil roulant ? Pour une personne handicapée, un endroit auquel elle ne peut accéder peut gâcher toute sa soirée.

2 – Budget

En règle générale, le lieu et la restauration doivent coûter moins de la moitié de votre budget global. Gardez cela à l’esprit lorsque vous cherchez un restaurant pour accueillir votre événement.

3 – Comment annuler

La plupart des lieux de réception auront une politique d’annulation. Celle-ci peut inclure un remboursement total, partiel ou aucun remboursement du tout – surtout si vous annulez peu avant la date de l’événement. Assurez-vous de bien la comprendre avant de signer quoi que ce soit.

4 – Décorations

Les restaurants ont déjà mis en place leur propre décoration. Ils paient parfois très cher des décorateurs d’intérieur pour cela. Il est donc compréhensible que les propriétaires ne le prennent pas très bien lorsque quelqu’un leur demande de la changer.

Pourtant, cela ne fait jamais de mal de demander. Assurez-vous simplement que ce que vous prévoyez n’implique pas de faire des trous dans les murs ou de mettre trop de désordre.

5 – Manger dehors

S’il fait beau, vous pourriez être tenté de planifier votre dîner dans un restaurant avec un espace ouvert. Veillez simplement à ce qu’il y ait aussi suffisamment d’espace à l’intérieur pour tous les invités. Bien que les applications de prévision du temps deviennent de plus en plus précises, il y a toujours une chance qu’un orage d’été sorte de nulle part.

6 – Caractéristiques

En tant que restaurant, vous pouvez être assuré que le lieu disposera de tout ce dont vous avez besoin pour servir de la nourriture, mais dispose-t-il de ce dont vous avez besoin pour faire une présentation ? Y a-t-il suffisamment de prises de courant pour que vous puissiez brancher tous les appareils que vous devez utiliser ? Disposent-ils d’un écran ou au moins d’un mur blanc sur lequel vous pouvez projeter une présentation ? Disposent-ils de microphones ou devez-vous apporter les vôtres ?

Ce sont toutes des questions importantes que vous devez poser au propriétaire (ou au coordinateur de l’événement, s’il en a un) avant tout compromis.

7 – Serveurs

Le personnel du restaurant est-il bien informé ? Peuvent-ils participer à un événement ? Ou sont-ils simplement habitués à traiter avec les voisins du quartier ? Une bonne équipe peut faire la différence entre une bonne soirée et le fait de contrarier un client potentiel – et donc de perdre l’affaire sur laquelle vous aviez travaillé si dur.

Vérifiez les références de l’équipe si nécessaire. Demandez-lui quelle est son expérience en matière de restauration de grands groupes dans un cadre professionnel. Vous ne pouvez pas vous permettre de tout gâcher.

8 – Capacité d’accueil

Cela semble être une évidence, mais vous seriez surpris du nombre d’événements qui sont gâchés par un mauvais comptage des effectifs. La capacité d’accueil varie en fonction de l’objectif de l’événement. Si vous prévoyez un dîner pour 30 personnes, vous aurez besoin d’un espace pour 30 chaises. Si vous avez le même nombre d’invités, mais pour un cocktail, vous pouvez vous contenter d’un espace plus petit, car la plupart du temps, les gens seront debout.

9 – Enquêter

Ce bistrot français est peut-être très beau, mais il peut aussi avoir une réputation d’intoxication alimentaire. Vous pourriez aller sur des sites comme Yelp où vous trouverez des avis d’utilisateurs, mais ceux-ci peuvent être facilement manipulés. Nous vous recommandons plutôt d’obtenir des informations en face à face, non seulement auprès des propriétaires, mais aussi des voisins ou des commerces voisins.

Les questions que vous devriez poser sont les suivantes : Le restaurant a-t-il déjà accueilli des événements ? Quelle est sa réputation ? Quel type de personnes fréquente cet endroit ?

10 – Plaisanterie

Même si vous avez une réunion d’affaires, un repas a toujours tendance à détendre l’atmosphère. N’hésitez pas à plaisanter ici et là pour détendre l’atmosphère. Essayez simplement de rester à l’écart de l’humour controversé.

11 – Connaissance

Assurez-vous de savoir dans quoi vous vous engagez. Repérez l’endroit avant d’organiser une rencontre avec le propriétaire ou le gérant. Une bonne idée serait de visiter l’endroit, plus d’une fois, en tant que client. Allez-y à différents moments, quand c’est l’heure de pointe et quand ce n’est pas le cas. Cela vous donnera une vue non filtrée de l’endroit et de son fonctionnement au jour le jour.

12 – Éclairage

Comme pour l’acoustique, cet aspect est particulièrement important si une personne doit parler ou faire un discours. Si l’éclairage n’est pas suffisant (il ne le sera probablement pas), demandez si vous êtes autorisé à apporter le vôtre. Cela signifie qu’il faut s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace. Sans oublier les prises électriques ! C’est particulièrement important si vous avez besoin de lumières pour la vidéo, qui nécessitent encore plus d’espace et de puissance.

13 – Menu

Vous pensez peut-être : C’est un restaurant, bien sûr qu’il y a de la nourriture et des boissons (bien sûr !) et vous avez raison, mais ce que je veux dire ici, c’est que vous devez toujours faire attention au type de nourriture et au type d’invités que vous allez recevoir.

De nos jours, il y a plus de gens que jamais qui ont des régimes végétariens, végétaliens ou sans gluten. De même, si vous attendez des participants de pays étrangers, vous devez prêter une attention particulière à leurs coutumes. Selon l’endroit d’où ils viennent et la religion qu’ils pratiquent, il peut y avoir certaines choses qu’ils ne seront pas autorisés à manger. Par exemple, les musulmans ne mangent pas de porc et ne boivent pas d’alcool, et les hindous ne mangent généralement pas de bœuf.

La plupart des restaurants seront en mesure de s’adapter et de proposer une autre version de leur menu, mais dans certains cas, il peut être plus judicieux de changer de lieu. Un grill argentin ne sera jamais le meilleur choix pour accueillir un groupe de yogis végétariens, par exemple, même si les clients se montrent très accommodants.

14 – Nombre d’invités

Une évidence, mais lorsqu’il s’agit de repas, il est impératif de garder en permanence à l’esprit le nombre d’invités. S’il s’agit d’un cocktail, il ne devrait pas y avoir de problème si deux personnes débarquent de nulle part, mais lors d’un repas, la chaise supplémentaire risque de ne pas convenir.

15 – Organiser les sièges

Pensez au nombre de personnes qui viendront et à la façon dont les tables seront disposées. Devez-vous les réorganiser ? Gardez-les comme elles sont maintenant ? Ou en enlever ? Pour que tout le monde soit à l’aise, veillez à ce qu’il y ait une bonne circulation et que les gens aient facilement accès aux toilettes et à la sortie.

Vérifiez d’abord auprès du restaurant si vous envisagez de faire des changements radicaux. En effet, s’ils n’ont aucun problème à déplacer les tables, il se peut qu’ils ne puissent pas les sortir parce qu’il n’y a pas d’espace de stockage pour les conserver.

16 – Lieu (où il est situé)

Est-il facile d’accès ? Est-il bien desservi par les transports en commun ? Si certains des invités viennent par leur propre moyen de transport, y a-t-il un endroit où se garer à proximité ?

17 – Des questions, des questions et encore des questions

Posez-en autant que vous le souhaitez et répétez-les si nécessaire. Et surtout, posez les mêmes questions à différentes personnes. Ne vous adressez pas seulement au propriétaire, mais aussi au personnel. Bien sûr, il y aura toujours des informations que le barman ne pourra pas traiter, mais lorsqu’il s’agit de l’essentiel, tout le monde devrait avoir la même réponse.

Si vous obtenez des réponses différentes à la même question, cela peut être un signal d’alarme. Un lieu non coordonné peut se traduire par un événement désorganisé.

18 – Tarif

Lorsque vous accueillez un grand groupe, la plupart des restaurants vous proposeront un menu fixe et un tarif forfaitaire par personne. La plupart du temps, ce prix comprendra l’ensemble du repas (y compris le dessert), plusieurs bouteilles de vin et même le café, mais d’autres fois, il ne comprendra pas le café ou seulement le repas et vous devrez payer les boissons en sus.

Avant de signer un chèque, assurez-vous de bien comprendre tout ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas dans ce que vous payez. Il serait embarrassant pour l’un de vos invités de commander un café et de découvrir qu’il doit le payer de son propre portefeuille.

19 – Sons

Les restaurants ne sont pas nécessairement conçus pour avoir une excellente acoustique. Cela peut poser un problème si un orateur est prévu ou si vous prévoyez de faire un discours pendant l’événement.

Demandez au coordinateur si le lieu a été conçu pour l’acoustique. S’il ne le sait pas, il y a de fortes chances qu’il ne le soit pas.

20 – Fournisseurs tiers

La plupart des restaurants et des lieux de réception vous permettent d’apporter votre propre vin (attention, il y aura un droit de bouchon) ou même un gâteau s’il s’agit d’une occasion spéciale comme un anniversaire ou un mariage. Si vous prévoyez d’apporter des produits d’un fournisseur tiers, assurez-vous de vérifier auprès des patrons avant.

Il serait impoli d’apporter la nourriture de quelqu’un d’autre sans rien dire à l’avance.

21 – Universel

À moins que vous n’ayez affaire à un groupe de personnes très sélect, je vous suggère toujours de choisir un restaurant ayant un attrait universel. Essayer de satisfaire le plus grand nombre de personnes possible est la clé du succès !

22 – Polyvalence

Ce point se recoupe avec d’autres points de cette liste, mais nous avons décidé de l’isoler parce qu’il doit aussi être un trait particulier. Le restaurant est-il flexible en ce qui concerne les horaires ? Le nombre de participants ? De la possibilité de modifier son menu ? Seront-ils perdus si quelqu’un arrive avec une demi-heure de retard et que le dîner doit être servi plus tard que prévu ? Et si un couple qui n’était pas sur la liste initiale se présente ? Feraient-ils des pieds et des mains pour créer deux places supplémentaires ?

Bien que ces situations soient loin d’être idéales, nous devons toujours les garder à l’esprit car, comme on dit : Tout ce qui peut mal tourner tourner tournera mal.

23 – WiFi

Cette question est évidente, mais il convient de la répéter : de nos jours, il n’y a plus d’excuse pour ne pas avoir de WiFi lors d’un événement professionnel. Si le restaurant ne le propose pas, demandez s’il peut l’installer juste pour la journée et si ce n’est pas le cas, passez au lieu suivant sur votre liste.

24 – Remerciements

Envoyez un mot de remerciement à la fin de l’événement. Surtout si le jour de l’événement a été stressant, il est toujours agréable de montrer votre reconnaissance à ceux qui vous ont soutenu.

25 – Votre événement, vos règles

C’est votre réputation d’organisateur d’événements qui est en jeu ici. N’ayez pas peur de poser des questions et d’être exigeant, même si le personnel du restaurant commence à penser que vous êtes « exigeant » ou « ennuyeux ». Vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas réussir.

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